對(duì)于會(huì)議會(huì)務(wù)活動(dòng)，它是聚集所有人的力量和智慧將信息進(jìn)行傳播的一種有效的活動(dòng)方式，我們清楚會(huì)議策劃都有哪些步驟嗎？會(huì)務(wù)組織工作中都有哪些要點(diǎn)呢？下面就和杭州會(huì)議公司一起去看看吧！
　　1 會(huì)議策劃的步驟
　　第一步、立項(xiàng)
　　大型會(huì)議活動(dòng)策劃需要做好立項(xiàng)策劃。也就是說(shuō)需要將活動(dòng)當(dāng)做一個(gè)項(xiàng)目去確定下來(lái)，看看這個(gè)活動(dòng)是否繼續(xù)執(zhí)行，為什么執(zhí)行，這點(diǎn)必須要搞明白，才能順利進(jìn)入下一個(gè)流程。
　　第二步、進(jìn)行調(diào)查、可行性的研究
　　大型會(huì)議活動(dòng)策劃調(diào)查具有一定的特殊性，比如調(diào)查的內(nèi)容，很多國(guó)家對(duì)于大型會(huì)議活動(dòng)的政策與規(guī)范要熟悉，確保會(huì)議舉辦符合公眾關(guān)注的熱點(diǎn)，或者找到一些類似的歷史會(huì)議咨詢?nèi)⒖?，然后觀察下場(chǎng)地狀況與會(huì)議時(shí)間的選擇，再去綜合在一起進(jìn)行研究，以確保會(huì)議舉辦的可行性，這也是大型會(huì)議活動(dòng)策劃的主要步驟之一。
　　其研究的范圍包括大型活動(dòng)的社會(huì)適應(yīng)性，包含社會(huì)環(huán)境與目標(biāo)適應(yīng)公眾性、效益可行性等等。然后還需要從宣傳角度來(lái)考慮，若是廣告投放，需篩選哪種廣告模式適合、效果好。畢竟大型會(huì)議活動(dòng)需要很多物質(zhì)準(zhǔn)備與金錢的支持。所以，在策劃大型會(huì)議活動(dòng)的時(shí)候肯定要把握住現(xiàn)代科技研究成果與社會(huì)熱點(diǎn)、實(shí)際目標(biāo)的集合，只有做到這些，才是專業(yè)會(huì)議公司成功的案例制作。
　　第三步、主題提煉、進(jìn)行創(chuàng)意
　　除了個(gè)人的創(chuàng)意之外，策劃大型會(huì)議活動(dòng)的時(shí)候還必須要格外注意群體創(chuàng)意策劃。當(dāng)然專業(yè)的會(huì)議公司策劃也可以，但是我們盡力能夠綜合每個(gè)方面的優(yōu)勢(shì)，進(jìn)行不同學(xué)科的組合群體策劃，才能提煉主題、塑造出一個(gè)具有創(chuàng)意的公司會(huì)議活動(dòng)。
　　2 會(huì)議會(huì)務(wù)組織工作中的五大要點(diǎn)
　　一、提前謀劃，精心制定會(huì)議方案
　?。保┲苊芗?xì)致、程序規(guī)范
　　會(huì)議方案要緊緊圍繞大會(huì)總體的工作目標(biāo)任務(wù)，明確會(huì)議日程安排及各項(xiàng)議程之間內(nèi)在的邏輯關(guān)系，合理安排會(huì)議議程，使各場(chǎng)次會(huì)議能順利銜接，避免出現(xiàn)死角和盲區(qū)。方案一般應(yīng)包括會(huì)議名稱、時(shí)間地點(diǎn)、出席人員、會(huì)議任務(wù)、議程、工作組設(shè)置及文件起草工作、會(huì)務(wù)秘書工作、組織人事工作、宣傳報(bào)道工作、后勤服務(wù)工作、安全保衛(wèi)工作等內(nèi)容。
　?。玻┘訌?qiáng)溝通，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)
　　一方面，要加強(qiáng)對(duì)上的溝通請(qǐng)示工作。大型會(huì)議規(guī)格高、影響大、議題重要，中央機(jī)關(guān)舉行的大型會(huì)議一般還邀請(qǐng)中央領(lǐng)導(dǎo)同志出席會(huì)議，具備極其重大的政治意義。為使會(huì)議效果達(dá)到有關(guān)要求，在組織籌備會(huì)議的過程中，必須加強(qiáng)與本單位領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的溝通請(qǐng)示工作。另一方面，要加強(qiáng)橫向的溝通銜接工作。大型會(huì)議的順利開展，是會(huì)務(wù)組織部門與文件起草、組織人事、宣傳報(bào)道、后勤服務(wù)、安全保衛(wèi)等部門密切配合、相互協(xié)作的結(jié)果，因此在會(huì)議籌備期間，必須加強(qiáng)與上述部門的橫向溝通銜接工作，合理調(diào)整工作進(jìn)度，加強(qiáng)配合，共同推進(jìn)籌備工作全面有序進(jìn)行。
　?。常┘?xì)化分工、倒排工序
　　要逐項(xiàng)細(xì)化分解任務(wù)、確定職責(zé)分工，使各部門明確會(huì)議每個(gè)階段、每個(gè)環(huán)節(jié)的職責(zé)和分工，避免出現(xiàn)推諉扯皮的現(xiàn)象。要采取倒排工序方式對(duì)承擔(dān)的工作任務(wù)進(jìn)行合理安排，進(jìn)一步細(xì)化方案的工作分工、時(shí)間節(jié)點(diǎn)，夯實(shí)崗位職責(zé)，使各單位能依據(jù)倒排時(shí)間表，認(rèn)真對(duì)照檢查，確保按時(shí)完成，實(shí)現(xiàn)無(wú)縫對(duì)接。
　　二、把握細(xì)節(jié)，認(rèn)真做好會(huì)前演練
　?。保?duì)會(huì)議細(xì)節(jié)進(jìn)行逐項(xiàng)演練
　　會(huì)前要對(duì)每場(chǎng)大會(huì)的每項(xiàng)任務(wù)和分工進(jìn)行逐項(xiàng)推演，對(duì)也許會(huì)出現(xiàn)的情況和問題提早研究解決辦法，在此基礎(chǔ)上制定詳細(xì)的分工明細(xì)表，使每個(gè)人都清楚自己的任務(wù)，并了解其他人的任務(wù)，確保工作沒有漏洞、任務(wù)沒有漏項(xiàng)、人員沒有漏位。
　?。玻┰跁?huì)場(chǎng)住地進(jìn)行實(shí)地演練
　　隨著會(huì)期臨近，會(huì)務(wù)組織者應(yīng)深入會(huì)場(chǎng)、住地，根據(jù)大會(huì)日程一項(xiàng)項(xiàng)地對(duì)會(huì)務(wù)細(xì)節(jié)進(jìn)行實(shí)地演練，按照“提前一天”“提前兩個(gè)小時(shí)”“提前一個(gè)小時(shí)”的標(biāo)準(zhǔn)做好會(huì)議場(chǎng)地布置工作，即每一個(gè)會(huì)場(chǎng)提前一天布置完畢，每一項(xiàng)活動(dòng)提前一天部署到位；會(huì)務(wù)工作者提前兩個(gè)小時(shí)到達(dá)會(huì)場(chǎng)，一切準(zhǔn)備工作提前兩個(gè)小時(shí)就緒；全體會(huì)議時(shí)組織會(huì)議代表和列席人員提前一個(gè)小時(shí)入場(chǎng)。
　?。常┡R近會(huì)議前的重點(diǎn)環(huán)節(jié)演練
　　牽牛要牽牛鼻子，籌備大型會(huì)議也要善于抓住其中的重點(diǎn)關(guān)節(jié)，如果大會(huì)的重點(diǎn)環(huán)節(jié)出現(xiàn)瑕疵，整個(gè)大會(huì)的效果就會(huì)大打折扣，甚至出現(xiàn)無(wú)法挽回的不良影響。對(duì)待重點(diǎn)環(huán)節(jié)，要加強(qiáng)會(huì)前演練，做到思想上格外的重視、精力上重點(diǎn)傾斜、細(xì)節(jié)上重點(diǎn)考慮，確保萬(wàn)無(wú)一失。
　　三、熱情周到，搞好會(huì)議期間的組織服務(wù)
　　會(huì)議期間的服務(wù)可分為會(huì)場(chǎng)內(nèi)服務(wù)和會(huì)場(chǎng)外服務(wù)，涉及會(huì)議報(bào)到、食宿安排、醫(yī)療服務(wù)、車輛安排、材料分發(fā)、引導(dǎo)入座、會(huì)議記錄、錄音攝像等諸多環(huán)節(jié)。只有熱情周到地做好服務(wù)工作，才能使場(chǎng)內(nèi)外各個(gè)環(huán)節(jié)有機(jī)銜接。
　?。保┘訌?qiáng)值班暢通運(yùn)行機(jī)制
　　會(huì)議值班的作用是收集和發(fā)送有關(guān)會(huì)議的信息，協(xié)調(diào)處理會(huì)議期間各項(xiàng)工作和突發(fā)事件，落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)交辦的事項(xiàng)等。在大型會(huì)議中，大會(huì)總值班室一般為各住地會(huì)務(wù)服務(wù)工作的總協(xié)調(diào)部，各住地會(huì)務(wù)值班室為本住地發(fā)文、生活、安全以及與會(huì)議代表聯(lián)絡(luò)的聯(lián)系機(jī)構(gòu)，通過建立會(huì)議值班制度，暢通大會(huì)籌備機(jī)構(gòu)、住地會(huì)務(wù)服務(wù)機(jī)構(gòu)、會(huì)議代表之間的溝通聯(lián)系，便于上傳下達(dá)、溝通聯(lián)系和緊急事項(xiàng)的處理，使會(huì)議代表得到更加優(yōu)質(zhì)有效的服務(wù)。
　?。玻┚o盯細(xì)節(jié)把握會(huì)場(chǎng)節(jié)奏
　　會(huì)議期間會(huì)務(wù)工作者要緊繃著一根弦，緊盯住各種細(xì)節(jié)。比如，要與音響師、播音員做好對(duì)接工作，準(zhǔn)備一套會(huì)議主持詞交給音響師和播音員，以方便其把握議程安排；會(huì)議開始前要安排專人到會(huì)場(chǎng)清點(diǎn)人數(shù)，會(huì)前五分鐘及時(shí)提醒尚未到會(huì)場(chǎng)的參會(huì)人員；會(huì)中檢查會(huì)議室的音響、燈光、室溫、通風(fēng)、通信屏蔽等情況，根據(jù)真實(shí)的情況進(jìn)行調(diào)整；維護(hù)會(huì)場(chǎng)秩序，防止無(wú)關(guān)人員進(jìn)入會(huì)場(chǎng)，提醒與會(huì)人員關(guān)閉手機(jī)等。
　　四、改進(jìn)會(huì)風(fēng)，厲行勤儉節(jié)約
　　組織籌備大型會(huì)議，要嚴(yán)格貫徹落實(shí)中央八項(xiàng)規(guī)定精神，采取切實(shí)有效的措施改進(jìn)會(huì)風(fēng)。
　　１）簡(jiǎn)化會(huì)場(chǎng)布置、節(jié)約會(huì)議用品
　　大會(huì)會(huì)場(chǎng)的主席臺(tái)要簡(jiǎn)化綠植花草布置，報(bào)告席、發(fā)言席不擺放鮮花，不掛歡迎標(biāo)語(yǔ)、不設(shè)大型顯示屏；住地會(huì)場(chǎng)不擺放花草綠植、不鋪設(shè)地毯、不懸掛會(huì)標(biāo)、不制作背景板。要加強(qiáng)會(huì)議用品的管理和循環(huán)利用，提高會(huì)議用品使用率，減少一次性用品，根據(jù)需要提供筆、本和紙張，切實(shí)降低會(huì)議成本。
　?。玻┖?jiǎn)化迎送接待、嚴(yán)控會(huì)外活動(dòng)
　　不在機(jī)場(chǎng)、火車站、住地舉行迎送會(huì)議代表儀式，不張貼懸掛標(biāo)語(yǔ)橫幅，不鋪地毯、不獻(xiàn)花；會(huì)議代表入住的房間不擺放鮮花。不組織代表到景點(diǎn)參觀游玩，不舉辦聯(lián)歡晚會(huì)。
　?。常┘訌?qiáng)乘車管理、嚴(yán)格用餐標(biāo)準(zhǔn)
　　會(huì)議代表分散在多個(gè)住地確需租用車輛的，嚴(yán)控會(huì)議租用車輛數(shù)量，需乘車出席全體會(huì)議的一般集體乘坐大巴。會(huì)議一律安排自助餐，本著保質(zhì)保量、安全衛(wèi)生、不浪費(fèi)的原則，不安排高檔菜肴、不上酒水，不安排、不組織宴請(qǐng)活動(dòng)。
　　五、善始善終，合理安排會(huì)后有關(guān)工作
　　一次成功的會(huì)議，不僅要有充分的會(huì)前準(zhǔn)備，周到的會(huì)中服務(wù)，而且要做到善始善終，超前謀劃、合理安排會(huì)后有關(guān)工作。
　?。保┙y(tǒng)籌做好會(huì)后服務(wù)
　　要注重統(tǒng)籌銜接，提前擬定大會(huì)閉幕后系列后續(xù)會(huì)議和活動(dòng)的組織實(shí)施方案，做好組織協(xié)調(diào)工作。
　?。玻┳龊脮?huì)后總結(jié)
　　及時(shí)總結(jié)會(huì)務(wù)工作中的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，對(duì)已有的會(huì)務(wù)工作流程、工作規(guī)則等進(jìn)行修改和完善，使之更加適應(yīng)新時(shí)期會(huì)務(wù)工作的需要。要注意收集會(huì)議代表對(duì)會(huì)務(wù)工作的意見和建議，認(rèn)真采納其中的合理部分，促進(jìn)辦會(huì)能力不斷提高。
　　３）及時(shí)整理會(huì)議資料
　　要牢固樹立檔案意識(shí)，在會(huì)前、會(huì)中、會(huì)后都安排專人收集整理會(huì)議方案、會(huì)議通知、會(huì)議須知、發(fā)言材料、會(huì)議記錄、音像資料等會(huì)議檔案資料，按類別整理成資料匯編，為今后辦會(huì)提供工作參考。